De cele mai multe ori, costurile aferente procesarii documentelor scapa de sub observatia multor manageri. Cu toate acestea, aceste costuri nu sunt de neglijat, desi practic nu sunt sesizabile. Timpul alocat completarii documentelor (fie ele facturi, avize, dispozitii de livrare, note de receptie) tinde sa fie din ce in ce mai mic, iar erorile care pot aparea pot da o cu totul si cu totul alta dimensiune factorilor de cost. Imaginati-va ca la introducerea unei comenzi primite prin e-mail, fax, etc, operatorul comite o eroare; in loc de 10 bucati, acesta tasteaza 40 de bucati. V-ati gandit vreodata cat va costa acest lucru? Haideti sa detaliem….
In primul rand, se va produce o blocare a stocului pentru un plus de 30 de bucati. Acestea ar putea determina departamentul de aprovizionare sa emita o comanda la furnizor. Daca pretul unei bucati este de 5 euro, rezulta de la bun inceput o blocare de fonduri de 150 de euro. La costul aferent acestei aprovizionari se vor adauga: Costul de transport, costul de receptie, costul de depozitare, si, nu mai putin important, costul banilor, care ar fi putut fi investiti intr-un alt produs. Nu va mirati daca valoarea cu care creste costul initial este de 30-40%. Ajungem astfel la un cost de 210 euro. Si asta pentru o singura si banala eroare de introducere, pentru un produs cu o valoare relativ mica, si pentru o cantitate nesemnificativa. Va las pe dumneavoastra sa faceti calculul cel mai potrivit pentru afacerea dumneavoastra. Evaluati numarul de erori ce se pot produce intr-o luna (sa zicem 10)si multiplicati cifra obtinuta. Cred ca in acest moment incepeti sa realizati dimensiunea necunoscuta pana acum a costului de procesare a documentelor. Ganditi-va ca nu am luat in calcul si alte efecte „adverse” ale situatiei descrise mai sus: livrarea comenzii la client cu o cantitate gresita, verificarea telefonica a comenzii de catre agentul de vanzare, cautarea documentului-sursa si in final preluarea si inregistrarea returului sunt alte exemple de resurse cheltuite in zadar, care nu fac altceva decat sa scada productivitatea si sa creasca cheltuielile.
Ce se poate face? Eroarea umana nu poate fi indepartata. In schimb, ea poate fi redusa si – foarte important – controlata. Astfel, si costurile adiacente aferente acestori erori pot scadea dramatic. Iata cateva metode:
-
eliminati preluarea pe hartie a documentelor, in masura posibilitatilor
- utilizati solutii mobile de preluare a comenzilor
- creati un site web (e-commerce, B2B) pentru partenerii traditionali care sa permita introducerea comenzilor prin acest sistem. Bineinteles, site-ul trebuie sa fie interconectat cu sistemul ERP.
-
Utilizati algoritmi de verificare si configurati sistemul ERP sa avertizeze utilizatorul cand sunt depasiti anumiti indicatori, cum ar fi:
- Cantitatea comandata de un client depaseste substantial (peste 20%) media comenzilor din ultimele 3 luni
- Cantitatea comandata de un client depaseste substantial (peste 20%) comanda medie pentru tipul respectiv de client
- Cantitatea comandata de un client depaseste stocul existent pentru un anumit articol
- Cantitatea comandata de un client depaseste stocul de siguranta pentru un anumit articol
Exemplele pot continua. Ce este important de retinut este ca erorile aparute la procesarea documentelor pot stanjeni activitatea dumneavoastra, aducand costuri nejustificate. Automatizarea procesului de procesare a documentelor inseamna desigur o investitie, dar aceasta este pe deplin justificata, cu un ROI situat in general sub un an de zile. Solutiile mobile vin sa aduca acuratete procesului de culegere a datelor, iar sistemul ERP trebuie sa previna inteligent posibilitatile de aparitie a greselilor de operare.
Iar toate acestea vor aduce atat reducerea costurilor, cat si cresterea satisfactiei clientilor si diferentierea pozitiva fata de competitie. Ce companie nu si-ar dori acest lucru?