Introducerea documentelor - un cost ce poate fi optimizat

In zilele de astazi companiile sunt intr-o continua cautare de solutii pentru eficientizarea activitatilor, care sa duca la o crestere a productivitatii si la o scadere a costurilor. De cele mai multe ori, insa, costurile sunt deja optimizate la un nivel acceptabil, iar intrebarea managerilor pare a fi fara raspuns: "Ce costuri mai pot reduce?".

Exista totusi elemente de cost mai putin vizibile, dar care pot deveni factori importanti daca nu sunt considerati corespunzator. Intr-o companie care detine un sistem ERP, activitatea de introducere a datelor poate trece neobservata, considerandu-se a fi ceva necesar si normal. Totusi, timpul petrecut de operatori in activitatea de introducere a datelor poate fi dramatic redus, prin utilizarea catorva tehnici relativ simple. Acestea reducere va permite canalizarea resurselor spre alte activitati, mai ales calitative, cum ar fi verificarea datelor. Vom descrie in cele ce urmeaza cateva din acestea.

Introducerea documentelor de vanzare 

Poate ca nu exista activitate mai consumatoare de timp ca cea de introducere a documentelor de vanzare. Fie ca sunt comenzi, facturi sau avize, operarea manuala a acestora este consumatoare de resurse (operatori, telefoane, faxuri, etc) si este supusa erorii umane. Cele mai uzuale metode de imbunatatire a timpului de intocmire a acestor documente sunt:

• utilizarea de catre agentii de vanzare unui sistem mobil, bazat pe terminale PocketPC, pentru preluarea comenzilor 
• folosirea unui site de tip e-commerce sau B2B care sa permita partenerilor plasarea on-line a comenzilor chiar pe site-ul dumneavoastra
• stabilirea unui acord cu clientii privitor la transmiterea comenzilor intr-un format electronic predefinit care sa fie preluate mai apoi automat in sistemul ERP
• Utilizarea unui sistem WMS pentru procesarea comenzilor de vanzare si intocmirea documentelor de iesire

Introducerea documentelor de cumparare

• utilizarea sistemului ERP pentru calculul si gestionarea stocurilor minime si a limitei de re-comanda pentru elaborarea automata a propunerilor de comenzi catre furnizori 
• folosirea de documente model (template-uri de comanda), considerand in general ca se comanda cam aceeasi marfa de la furnizor
• receptionarea de la furnizor a confirmarilor de comanda sau a facturilor in format electronic, care sa poata fi importate apoi in sistemul ERP
• Utilizarea unui sistem WMS pentru procesarea comenzilor de achizitie si intocmirea documentelor de intrare

Introducerea altor tipuri de documente

• implementarea in sistemul ERP a unui modul de management al contractelor de leasing si a altor contracte similare, care presupun plati lunare, egale sau stabilite printr-un scadentar. Acest modul trebuie sa permita obtinerea automata a documentelor in conformitate cu datele contractului, operatorul rezumandu-se la verificarea respectarii acestuia la momentul sosirii facturii de la furnizor
• preluarea automata a datelor cu privire la incasari (eventual si plati) dintr-un extras bancar obtinut in format electronic
• utilizarea de catre agentii de vanzare unui sistem mobil, bazat pe terminale PocketPC, pentru evidentierea incasarilor efectuate pe teren
• utilizarea stocurilor minime si a limitei de re-aprovizionare pentru fiecare punct de lucru in parte pentru obtinerea automata a propunerilor de relocare de marfuri sau a propunerilor de distribuire a marfurilor din depozitul central in depozitele regionale sau ale punctelor de lucru